evaluasi kinerja

EVALUASI KINERJA

Dalam evaluasi kinerja digunakan standar kinerja sebagai tolok ukur kinerja. Sebagaimana dikemukakan oleh Werther, William Jr dan Keith Devis  dalam Wirawan (2009:66) standar kinerja merupakan benchmark atau tolok ukur untuk mengukur kinerja karyawan. Sedangkan Wirawan (2009:66) berpendapat bahwa standar kinerja adalah tolok ukur minimal kinerja yang harus dicapai karyawan secara individual atau kelompok pada semua indicator kinerjanya. Standar kinerja setiap karyawan harus diberitahukan kepada karyawan sebagai pedoman melaksanakan tugasnya. Tanpa mengetahui standar kinerjanya, karyawan tidak mengetahui apa yang harus dicapainya dan tidak terarah dalam mencapai kinerjanya. Dalam melaksanakan tugasnya karyawan selalu berpedoman pada standar kinerjanya dan standar prosedur dalam pelaksanaan tugasnya. Kemudian kinerja karyawan dievaluasi oleh penilai secara periodik dan dibandingkan dengan standar kinerjanya. Hasil evaluasi kinerja (berupa keunggulan dan kelemahan) direkam dalam instrumen evaluasi kinerja. Hasil ini diberikan kepada karyawan ternilai sebagai balikan atas kinerjanya, dengan demikian dia mengetahui kinerjanya dalam pelaksanaan tugas. Hasil ini menjadi rekaman kinerja karyawan yang kemudian digunakan untuk mengambil keputusan mengenai diri ternilai.

Kriteria utk Mengukur Kinerja

Setiap indikator kinerja diukur berdasarkan kriteria standar tertentu. Kriteria tsb adalah:

  1. Kuantitatif (seberapa banyak)
  2. Kualitatif (seberapa baik)
  3. Ketepatan waktu (dlm penyelesaian pekerjaan atau produk)
  4. Efektivitas (penggunaan sumber organisasi)
  5. Cara Melakukan pekerjaan
  6. Efek atas suatu upaya
  7. Metode melaksanakan tugas
  8. Standar sejarah
  9. Standar Absolut

Ad.1.   Kuantitatif : merupakan ukuran yang paling mudah, hanya dengan menghitung seberapa banyak unit keluaran kinerja harus dicapai dalam kurun waktu tertentu. Contoh: menghasilkan tidak kurang dari sepuluh sepatu dlm sehari (karyawan  perusahaan sepatu), melakukan dan menyelesaikan 4 survei setahun (karyawan unit litbang), minimal menyelesaikan 5 permohonan izin sebulan (pegawai bagian perizinan), mencatat 30 meteran listrik/air sehari (kary perush pencatat meteran perusahaan listrik/air minum), melayani minimal 150 nasabah sehari (teller bank).

Ad.2.   Kualitatif: melukiskan seberapa baik atau seberapa lengkap hasil harus dicapai. Contoh: laporan evaluasi yang diajukan diterima tanpa revisi minimal 75% (pegawai unit evaluasi), sepatu yang dihasilkan sesuai dnegan standar kualitas minimal 99,5% (karyawan perusahaan sepatu), keluahan pelanggan tidak lebih dari 1% (karyawan pemasaran), keluhan pelanggan atas layanan teller paling banyak berjumlah 10 dalam setahun (teller bank).

Ad.3.   Ketepatan Waktu: kriteria ini menjawab pertanyaan seperti kapan, berapa cepat, atau dalam periode apa. Contoh: makanan berada dikamar hotel pemesan dalam waktu 25 menit setelah dipesan (timely service restoran hotel), kacamata diselesaikan dalam waktu 60 menit setelah pemeriksaan mata (pegawai optik), STNK diselesaikan dalam waktu 60 menit (pegawai STNK), permohonan dana  diajukan paling lambat tanggal 25 setiap bulan (pegawai keuangan perusahaan).

Ad.4.   Effektivitas: dijadikan sebagai indikator jika untuk mengerjakan suatu pekerjaan disyaratkan menggunakan jumlah sumber tertentu. Contoh: biaya perjalan tidak melebih 5% dari biaya perjalanan tahun lalu, melakukan penghematan pemakaian listrik sampai 10% dari tahun lalu, anggaran bahan bakar mobil dinas turun 25% dari anggaran tahun lalu, bahan baku yang terbuang dalam proses produksi tidak melebihi 0,002%.

Ad.5.   Cara melakukan pekerjaan: jika kontak personal, sikap atau perilaku karyawan meruapakan faktor penentu keberhasilan melaksanakan pekerjaan. Contoh: membantu pelanggan dalam memasang produk dan menjelaskannya dengan sabar, berkata dengan sopan kepada teman sekerja, atasan dan pelanggan, membantu teman sekerja yang memerlukan bantuan dengan sabar waalaupun sibuk mengerjakan pekerjaan sendiri; mematuhi peraturan dan prosedur kerja yang ditentukan.

Ad.6.   Efek atas suatu upaya: pengukuran yang diekspresikan akibat akhir yg diharapkan akan diperoleh dengan bekerja. Contoh: membeli bahan baku dan suku cadang dengan menggunakan prinsip just in time sehingga/agar supaya tersedia ketika diperlukan dan biaya penyimpanannya rendah, mematikan lampu dan AC ketika meninggalkan ruang kerja sehingga biaya listrik dapat dihemat.

Ad.7.   Metode melaksanakan tugas: standar yang digunakan jika ada UU, kebijakan, prosedur, standar, metode dan peraturan untuk menyelesaikan tugas  atau jika cara pengecualian ditentukan tidak dapat diterima. Contoh: penilaian proposal permohonan kredit dilakukan berdasarkan standar penilaian dan diselesaikan dalam waktu max 10 hari, pemeriksaan terhadap orang yang diduga melakukan tindakan pidana hanya dapt dimulai jika didampingi pengacara.

Ad.8.   Standar sejarah: standa masa sekarang dinayatakan lebih tinggi atau lebih rendah daripada standar masa lalu dalam pengertian kuantitas dan kualitas. Contoh: produk yang ditolak oleh bagian kontrol kualitas lebih rendah 20% daripada tahun lalu, hasil penjualan produk meningkat 25% daripada penjualan tahun lalu; biaya produksi turun 15% dari biaya produksi tahun lalu.

Ad.9.   Standar nol atau absolut: standar yang menyatakan tidak akan terjadi sesuatu. Standar ini dipakai jika tidak ada alternatif lain. Contoh: tidak ada keluhan dari pelanggan mengenai kesopanan berbicara ditelepon, tidak terjadi penyimpanngan dari prosedur pemberian kredit, tidak terjadi kesalahan dalam menghitung uang, tidak menerima uang palsu.

Proses Pengembangan Standar Kinerja

Pengembangan Standar Kinerja dimulai dengan Analisis Pekerjaan (Job Analysis). Hasilnya digunakan utk menyusun dimensi dan indikator kinerja. Indikator kinerja tsb didefinisikan secara operasional agar dapat diukur. Contoh: Teller bank , setelah dianalisis pekerjaanya ditemukan dimensi pekerjaan sbb:

  1. Melayani penarikan tabungan,
  2. penyetoran tabungan,
  3. melayani penarikan cek,
  4. melayani pembayaran rekening,
  5. melayani transfer uang,
  6. menghitung uang dan membukukan transaksi.

Langkah selanjutnya, melakukan survei terhadap teller bank dalam melaksanakan setiap dimensi pekerjaanya. Misal dari 100 teller bank menunjukan kemampuan melayani penarikan tabungan, paling cepat 2 menit, rata-rata 3 menit, paling lama 4 menit. Waktu 3 menit dapat digunakan sebagai standar kinerja minimal dalam melayani penarikan tabungan. Langkah ini dapat dilakukan juga untuk dimensi-dimensi pekerjaan lainnya.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan standar kinerja adalah alat, biaya dan resiko dalam melaksanakan dimensi pekerjaan. Teller bank yang belum menggunakan mesin penghitung uang, kecepatan melayani penarikan tabungan lebih lambat daripada teller yang telah menggunakan mesin, sehingga standar waktu minimalnya 5 menit. Standar kinerja juga perlu memperhatikan biaya melaksanakan pekerjaan, misal jika layanan tersebut menggunakan waktu 3 menit bank akan mengeluarkan biaya Rp375, jika dilaksanakan 2 menit biayanya Rp250. Atas dasar petimbangan biaya layanan, bank dapat memilih waktu 2 menit, dengan 8 jam kerja per hari, seorang teller dapat melayani 8 x 60/2 = 240 nasabah, dan biaya layanan 240 x Rp250 = Rp60.000,00 (Bandingkan dengan standar 3 menit, seorang teller dapat melayani 8 x 60/3 = 160 nasabah, dan biaya layanan 160 x Rp375 = Rp60.000,00).

Model Evaluasi Kinerja

Suatu survei yang dilakukan oleh Brien N. Smith, Jeffrey S.Hornsby dan Roslyn Shirmeyer (1996) terhadap 250 manajer perusahaan di negara-negara bagian barat tengah Amerika Serikat menyatakan 33,91% menggunakan modelEsai, 31,76% menggunakan model Management by Objective, 24,03% menggunakan Graphic Rating Scale dan 10,30% menggunakan model lainnya.

Dibawah ini diuraikan tentang model-model umum dan isntrumennya yang digunakan di berbagai organisasi.

1.   Model Esai: merumuskan hasil penilaiannya dalam bentuk esai. Isi esai melukiskan kekuatan dan kelemahan indikator kinerja karyawan yang dinilai. Model ini memberikan peluang yang sangat baik untuk melukiskan kinerja ternilai secara terinci karena bentunya terbuka, walaupun indikator kinerjanya terstruktur. Kelemahan model esai adalah memerlukan waktu untuk menyusun suatu esai tentang kinerja karyawan. Penilai harus merumuskan hasil observasi kinerja ternilai dalam bentuk esai mengenai setiap indikator kinerja. Aktivitas ini memerlukan waktu lebih lama daripada menggunakan model lainnya.

  1. Model Critical Incident : mengharuskan penilai untuk membuat catatan berupa pernyataan yang melukiskan perilaku baik – yaitu perilaku yang dapat diterima atau perilaku yang harus dilakukan sesuai dengan standar, dan perilaku buruk – yaitu perilaku yang tidak diterima atau perilaku yang harus dihindari ternilai yang ada hubungannya dengan pekerjaan.  Insiden-insiden dicatat oleh penilai sepanjang periode evaluasi kinerja. Model ini mengharuskan penilai mengobservasi secara teliti perilaku karyawan ternilai. Kelemahan metode ini: (1) jika penilai lupa membuat catatan atas hasil observasinya maka penilaian kinerjanya tidak lengkap; (2)  waktu yang dibutuhkan terlalu banyak untuk membuat catatan, sehingga pekerjaan dapat terbengkalai; (3) membutuhkan biaya yang mahal.
  1. Ranking Method: : mengurutkan para pegawai dari nilai yang tertinggi sampai yang paling rendah. Metode ini dimulai dengan mengobservasi dan menilai kinerja karyawan, kemudian meranking kinerja mereka. Di Indonesia metode ini diterapkan oleh pegawai negeri dalam Daftar Urutan Kepangkatan (DUK). DUK disusun berdasarkan tinggi rendahnya kepangkatan para pegawai dan kinerjanya. Pegawai yang pangkatnya tertinggi dan kinerjanya tinggi ditempatkan pada urutan pertama, sedang pegawai yang pangkatnya terendah dan kinerjanya terendah ditempatkan pada urutan terakhir. Metode ini digunakan untuk mekanisme pembinaan  dan pengembangan karir. Jika ada jabatan yang lowong, pengisian jabatan diberikan kepada pegawai berdasarkan urutannya.
  1. Model Checklist : berisi daftar indikator hasil kerja, perilaku kerja, atau sifat pribadi yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. Penilai mengobservasi kinerja ternilai, kemudian memilih indikator yang melukiskan kinerja atau karakteristik ternilai dan memberi tanda cek ( tanda √ atau X). Proses penilaian metode ini adalah penilai mengobservasi, kemudian memberikan tanda cek di indikator kinerja yang ada di instrumen.
  1. Model Graphic Rating Scale
  1. Model Forced Distribution
  1. Model Forced Choice Scale
  1. Model Behaviorally Anchor Rating Scale (BARS)
  1. Model Behavior Observation Scale (BOS)

10.  Model Behavior Expectation Scale (BES)

11.  Management by Objectives (MBO)

12.  360 Degree Performance Appraisal Model

13.  Model Paired Comparison

About these ads

1 Komentar »

  1. dwiiba Said:

    Tulisan ini masih belum lengkap, sabar ya…..


{ RSS feed for comments on this post} · { TrackBack URI }

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: